Como organizar a lista de convidados do casamento?

Planejar um casamento envolve, além da organização de sempre, doses cavalares de paciência e, principalmente, praticidade. Afinal, uma cerimônia que celebra a união de duas pessoas diferentes acaba contando com uma infinidade de preparativos já previstos, só que em dobro.

Entre eles, e talvez o mais crucial de todos, está a polêmica lista de convidados – sem ela em mãos, fica quase impossível decidir sobre todo o resto. Pense com a gente: como é que você vai definir o local da festa, a quantidade de lembrancinhas, o cardápio, o número de convites… se não tiver uma ideia sobre quantas pessoas estarão presentes no dia?

Ok, a gente sabe que essa é a parte “chata” da coisa, mas não é necessário sofrer ou causar uma discussão na hora de selecionar quem merece receber o convite e quem, infelizemente, vai ter de ficar de fora.

Por isso, criamos uma espécie de guia útil, que promete te ajudar a montar a lista de convidados e fazer os temidos, porém necessários, “cortes” de pessoas – com 0% de dificuldade e 100% de satisfação.

Fase um: vem todo mundo!

Para Georgia Nog, proprietária da assessoria de casamentos “Toda de Branco” e especialista em logística, a lista de convidados deve ser feita logo que o casal tomar a decisão sobre a festa. Nesse primeiro momento, ela vai servir apenas como base, e o ideal é que seja das mais realistas, incluindo todas aquelas pessoas que o casal já pensou em convidar, sem exceções.

“É bom que a lista passe, também, pelos pais de ambos os lados, especialmente se eles estiverem arcando com a festa. Se não fizerem isso, correm o risco de os pais aparecerem um mês antes com uma lista infindável de tios distantes que precisam ser convidados”, orienta Georgia.

Fase dois – os bagunceiros que nos perdoem, mas organização é fundamental:

Segundo informações da plataforma iCasei, guia de fornecedores e pioneira em listas de casamento, é essencial que, após a primeira lista de nomes (a do item acima), eles sejam organizados em diferentes categorias, por ordem de importância. Entre elas: família, amigos mais próximos, outros amigos, colegas de trabalho, colegas de faculdade e assim por diante. Isso vai ajudar o casal a localizar cada convidado posteriormente.

A disposição dos convidados pode ser feita tanto em papel, quanto por uma planilha do Excel que, de acordo com Georgia, deverá conter as seguintes colunas:

• O nome do convidado (como estará no convite)
• Número de convidados desse convite. Por exemplo: se você convidou o “Senhor José da Silva e família”, quantas pessoas compõem essa família?
• Número de crianças na família
• Endereço da pessoa (em caso do envio dos convites pelos Correios)
• Telefones de contato do convidado principal (para a confirmação de presença)

A partir daí, o casal pode começar a pedir diferentes orçamentos com os fornecedores, a fim de ter uma noção de quanto ficaria a cerimônia caso todas as pessoas listadas fossem realmente convidadas.

Fase três – “todo mundo” é muita gente!

É bem provável que, após alguns orçamentos, o casal perceba que alguns cortes na lista são necessários. É aí que o drama costuma surgir e, para evitá-lo, pode ser interessante (se viável financeiramente) contratar os serviços de uma assessoria de casamentos para ajudar com o número de convidados.

Para Camila Schmidt, assessora da SOS Noivos (grupo parceiro do iCasei), é papel do assessor fazer o casal refletir sobre cada uma daquelas pessoas e se elas realmente fizeram parte da vida dos noivos (as), promovendo uma espécie de orientação para esse tipo de escolha:

“Se o processo for muito difícil, uma boa pergunta a se fazer é ‘essa pessoa frequenta minha casa?’. Quando a resposta for não, eis um possível candidato a ficar de fora da festa”, aponta Camila.

Georgia sugere que o casal inicie o processo eliminando da lista pessoas que os noivos (as) não encontraram nos últimos cinco anos. Depois, aquelas que vocês não veem há três anos, e assim por diante – sem esquecer de confirmar com os pais ou outros familiares, caso esses sejam convidados deles.

Outra alternativa é tirar da lista uma categoria inteira (lembra da planilha?) como, por exemplo, “colegas de trabalho”.

“Tentem ser justos com isso: se cortaram todos os funcionários de outros departamentos, não vale chamar alguns e cortar outros. Isso pode trazer problemas para vocês depois. Lembre-se sempre que o mundo não vai acabar no dia seguinte ao casamento e, voltando da lua de mel, vocês terão que conviver com todas essas pessoas chateadas”, explica.

Ainda em dúvida? Este infográfico, da Fábrica Visual, e divulgado pelo site Buzzfeed, em 2015, pode ajudá-la ainda mais:

Fase quatro – Save The Date:

Ufa! Agora que vocês definiram a lista oficial dos convidados, é hora de pensar no save the date, que deve ser enviado às pessoas seis meses antes do grande dia. Caso a cerimônia seja no estilo Destination Wedding, ou seja, em outro país ou cidade, os convidados devem ser avisados sobre a festa com, pelo menos, um ano de antecedência.

Bel Blenker, assessora de casamentos especializada em destination weddings (também parceira do iCasei), sinaliza que, no caso de casamentos distantes, é importante que os noivos sejam mais compreensivos com seus convidados de outras cidades ou estados. Por exemplo, o casal precisa pensar nos gastos dos amigos e parentes, caso não queira arcar com as acomodações dos presentes: “Quando alguém muito querido não está em boas condições financeiras, é de bom tom se oferecer para custear o necessário”, aconselha Bel.

Fase cinco – considerações finais:

Para evitar maiores confusões, Georgia destaca outros pontos nos quais o casal deve focar quando o assunto é a lista de convidados. Entre eles, o fato de que é bem comum pessoas solteiras serem contadas com acompanhantes – é bom ter isso em mente para que a lista não cresça excessivamente caso cada pessoa solteira leve alguém consigo.

Já nos convites destinados às famílias, preste atenção no que você quer que venha por escrito: “Quando você convida ‘Senhor Fulano e Família’, entende-se que todas as pessoas que moram na casa dele estão convidadas. Se você quiser convidar somente ele e a esposa, [por exemplo], use ‘Senhor e Senhora Fulano de Tal’, recomenda a especialista.

Um último conselho de Bel é fechar a lista de convidados (já com as presenças confirmadas) com, pelo menos, dez dias de antecedência da cerimônia. Assim, a versão definitiva poderá ser encaminhada aos fornecedores contratados, que, ao serem informados sobre o número provável de pessoas, poderão trabalhar com quantidades mais exatas.