Aprenda a gerenciar seu tempo e aumentar sua produtividade

É cada vez mais recorrente o número de pessoas que reclama da falta de tempo para realizar todas as tarefas do dia a dia, seja na vida pessoal ou no ambiente profissional. Muitas chegam a afirmar que as 24 horas do dia parecem ser insuficientes para executar todas as demandas que precisam atender, não é verdade? Com a pandemia, esse quadro parece ter se agravado ainda mais. Afinal, com muitos profissionais trabalhando em Home Office, a gestão do tempo virou um jogo de quebra-cabeças quase impossível de ser montado com vida pessoal e profissional misturadas num único espaço. Você se reconhece nesse cenário e faz parte desse grupo?

Pois saiba que a sua queixa pode estar ligada à gestão do tempo, um fator essencial para um bom desempenho na vida pessoal e profissional. Será que você está fazendo um planejamento adequado da sua agenda, principalmente a profissional? Será que sabe, de fato, gerenciar o seu tempo? Entenda que essas respostas dizem respeito a foco, organização e determinação para aproveitar de maneira adequada cada minuto do seu tempo e não chegar ao final do dia exaurida e com sensação de culpa por não conseguido cumprir seus objetivos e metas.

Sem contar que a falta de planejamento eleva o nosso grau de estresse e ansiedade e coloca em risco a nossa qualidade de vida. A sensação é de sempre estarmos correndo atrás do prejuízo. Fazer uma gestão adequada do tempo revela muito sobre a profissional que você é, a maneira como atua em seu ambiente de trabalho. Esse comportamento está diretamente ligado à nossa imagem profissional, a maneira como somos vistos e avaliados. Vale ressaltar que em tempos de isolamento social, a gestão do tempo se tornou ainda mais relevante para líderes e equipes, a ferramenta perfeita para ajudar a enfrentar, e vencer, nossos bloqueios, medos e incertezas. Então, que tal abandonar a corrente que insiste em repetir o mantra de que o tempo voa para justificar a própria falta de planejamento?

Organizar seu dia e elencar quais são as suas prioridades é o primeiro passo. É importante escalonar suas tarefas de acordo com a importância que cada uma delas têm, ou seja, se são de alta, média e baixa prioridade, assim você não se sentirá dentro de um carro desgovernado. A partir desse ponto as peças do famoso quebra-cabeças, ao qual me referi no início desse texto, começam a se encaixar. Também é fundamental saber driblar aqueles famosos ladrões do tempo que insistem em nos desviar do percurso, entre eles, o uso desmedido das redes sociais, a conversa com os amigos no momento que deveríamos estar focados no trabalho e aqueles telefonemas que podem ser adiados para os intervalos ou horário do almoço.

Outro ponto essencial para que seu dia renda satisfatoriamente é não procrastinar. Tente não acumular tarefas deixando as demandas mais complicadas para depois, pode ser uma estratégia de alto risco, principalmente se a continuidade do trabalho de outras pessoas depende da sua entrega. Se for gestor, saiba que o mais inteligente é saber delegar, fazer a roda girar. Acredite, sabendo usar a sua inteligência emocional como aliada na gestão de tempo você evitará noites mal dormidas, cansaço desnecessário e ainda ganhará pontos no seu desempenho e imagem profissional.

Abaixo algumas dicas importantes para você usar como aliadas na gestão do seu tempo.

Organização – Mantenha seu espaço de trabalho organizado. Pode parecer bobagem para alguns, mas saber o lugar de cada coisa que você precisa para desenvolver seu trabalho poupa tempo e aumenta a sua produtividade. E, de quebra, conta pontos para a sua imagem.

Prazos e metas – Não existe nada pior do que ficar arrastando tarefas, defina prazos para cada uma de suas demandas. Com um planejamento bem feito de prioridades você conseguirá cumprir seus objetivos e fará suas entregas dentro do prazo estabelecido.

Contratempos – Mesmo quando fazemos um planejamento estratégico, somos surpreendidos com imprevistos de última hora. Ao elencar suas tarefas, deixe sempre alguns espaços em sua agenda para reuniões inesperadas e até tarefas com alto grau de prioridade que caem em nossas mãos quando menos esperamos.

Tecnologia – Abuse da tecnologia, saiba usá-la como aliada em seu cotidiano profissional. Hoje existem inúmeras ferramentas, softwares de gestão e aplicativos que ajudam a organizar suas tarefas e otimizar seu trabalho.

Delegar – Um líder moderno e com autoconhecimento sabe como e quando delegar tarefas sem sobrecarregar sua equipe. Mais uma vez é importante ter empatia para entender o limite do outro e inteligência emocional para estimular seus colaboradores.

Inimigos do tempo – Mensagens e redes sociais podem até parecer um alívio momentâneo num dia pesado de trabalho, mas provocam dispersão e prejudicam sua produtividade. Procure não interromper suas atividades com esses inimigos do tempo.

Aprenda a dizer não – Nem sempre é possível atender a todas as demandas. Aprenda a dizer não de maneira educada para não correr o risco de comprometer o resultado do seu trabalho. Mostre que você está sobrecarregado e que não conseguirá cumprir mais uma tarefa. Ninguém consegue dar conta de tudo ao mesmo tempo. Aprenda a priorizar.