Definitivamente as reuniões virtuais chegaram para ficar no mundo corporativo. Se para alguns profissionais essa prática já havia se tornado realidade há alguns anos, para muitos colaboradores e gestores as videoconferências foram recebidas como uma prática nova no ambiente de trabalho com a chegada da pandemia.

Passamos a trabalhar em sistema de home office como medida de proteção contra o vírus e fomos desafiadas a viver uma nova rotina profissional sem que tivéssemos sido preparadas para esse cenário.

De uma hora para outra nossa casa também passou a ser o nosso escritório e foram necessárias muitas adaptações para atender ao novo padrão.

Acostumadas ao contato presencial com gestores, colaboradores e clientes, muitos profissionais ainda se ressentem pelo fato de estarem restritos a encontros de trabalho por meio de telas de computadores e smartphones.

Se para algumas pessoas essa mudança foi encarada como um ponto positivo e fácil de ser incorporado ao cotidiano, para outras significou uma modificação importante em suas vidas.

Além do código de conduta da empresa, agora também precisamos estar atentas às regrinhas de etiqueta que envolvem o mundo virtual.

Não são poucos os profissionais que ainda cometem erros e gafes que começam a ser vistos como inaceitáveis dentro do novo normal. Por isso, é fundamental que tenhamos bom senso e inteligência emocional para saber lidar com essas regrinhas que passaram a fazer parte do trabalho.

Você já sabe, por exemplo, como fazer uma reunião virtual produtiva e se apresentar adequadamente diante da câmera? Muitos profissionais continuam achando que a aparência passou a ser secundária neste novo modelo de trabalho. Mas não é bem assim. Nossa imagem profissional está sendo observada em cada contato visual que temos com nossos pares ou líderes.

Mais do que nunca é essencial pensar em todos os detalhes que antecedem uma reunião. Itens como equipamentos, conexão segura, iluminação, cenário harmonioso, vestimenta adequada e boa aparência ganharam ainda mais relevância no mundo virtual.

Abaixo dou algumas dicas de como fazer uma videoconferência produtiva e se apresentar bem diante da câmera nas reuniões virtuais.

Iluminação

Esse é um ponto muito importante numa reunião. Cuide para que sua imagem apareça nítida para quem está vendo do outro lado da tela. Procure sentar-se próxima a uma janela ou posicione a luz artificial de maneira que ilumine seu rosto por inteiro.

As luzes mais quentes, com tons mais amarelados, valorizam todos os tons de pele de forma mais natural e torna o cenário mais acolhedor. Se possível, evite uma iluminação direta acima da sua cabeça, ela pode provocar sombras no rosto. As luzes de frente ou lateral refletem uma imagem mais leve.

Cenário

Se você não conseguiu montar um escritório ou um espaço de trabalho em sua casa, pode recorrer a cenários virtuais, que alguns aplicativos já oferecem, ou escolher uma parede lisa como fundo. Assim, você evita que seu interlocutor se distraia observando objetos do seu cenário e desviando a atenção do que está sendo discutido na reunião.

Que tal criar um ambiente charmoso e discreto para as reuniões? Um simples vaso de planta atrás da mesa de trabalho já faz toda a diferença.

Comunicação não verbal

Fique atenta ao seu gestual, ele pode demonstrar o quanto você está atenta ou não à reunião. Olhar o celular a todo instante, mexer-se muito na cadeira, fechar a câmera diversas vezes ou falar muito rápido são atitudes que podem passar inquietação e falta de interesse no que está sendo dito pelo seu interlocutor.

Tempo e organização

Um ano depois de reuniões virtuais diárias, em muitos casos diversas num único dia, ninguém aguenta mais videoconferências que se prolonguem por muito tempo. Estipule o tempo da reunião e crie um roteiro com os principais assuntos do encontro para que você e seus colaboradores sejam objetivos ao apresentar os temas.

Avalie quem deve participar realmente de cada reunião. Não se esqueça de levar em conta o horário de trabalho da equipe, muitos profissionais, especialmente as mulheres, fazem dupla jornada, tendo que cuidar da casa e dos filhos.

Aparência

Logo no início da pandemia muitas pessoas relaxaram com a aparência nas reuniões virtuais. Essa atitude não tem sido vista com bons olhos pelas empresas tanto tempo depois do início da crise sanitária.

Prepare-se para a reunião como se estivesse num encontro presencial. Escolha roupas confortáveis, mas que estejam de acordo com o dress code da empresa. Uma maquiagem básica e um acessório discreto também podem ser usados, caso você tenha vontade.

Equipamento

Uma boa reunião online também está diretamente ligada ao uso adequado dos equipamentos. Verifique todos os detalhes pelo menos 30 minutos antes do início da reunião. Se possível, invista numa boa conexão e em aparelhos que te deixem segura e tranquila para se apresentar virtualmente.

Não se esqueça de ajustar sua câmera para que todos os participantes da reunião vejam seu rosto centralizado e possam observar sua expressão facial. Coloque o microfone no mudo quando não estiver falando. Não esqueça de tirar o som do celular para não ser interrompida a cada notificação.

Engajamento

Alguns estudos já detectaram que os primeiros minutos de reunião virtual são cruciais para que o anfitrião consiga engajar sua audiência. Sabendo disso, comece a reunião, ou as suas falas, pelas informações mais importantes e que vão impactar diretamente a equipe de alguma forma.

Conduza de uma forma que todos possam falar e serem ouvidos. É muito ruim deixar um colaborador se sentindo excluído.  Cuidado para não aumentar a desigualdade, mulheres e minorias étnicas costumam ser muito interrompidas em suas falas. Envolva todos os participantes igualmente.

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