8 dicas (que funcionam) para ganhar tempo

Planeje a semana

“Pense nos papéis que você exerce – profissional, mãe, esposa, amiga – e coloque no plano semanal coisas que se destinem a melhorar sua qualidade de vida e de suas relações”, diz o consultor Christian Barbosa, considerado um dos maiores especialistas do país em gerenciamento do tempo e autor do recém-lançado 60 Estratégias Práticas para Ganhar Mais Tempo (Sextante). Que tal uma massagem ou um cinema? Comece incluindo só dois itens do gênero – depois surgirá tempo para mais. Distribua, então, na agenda as tarefas de sete dias. No início, ocupe apenas 50% do seu tempo e deixe espaço para encaixes. Aumente quando sentir que está conseguindo cumprir o planejado. Delegue o que puder.
 

Liste suas prioridades

É difícil ser multitarefa e eficiente ao mesmo tempo. Assim, quando precisamos tocar várias atividades simultaneamente, o jeito é driblar distrações. Para isso, é fundamental anotar as prioridades e segui-las. “Dividir as tarefas em blocos por afinidade também funciona”, afirma Barbosa. Exemplo: programe-se para fazer todos os telefonemas de que precisa no dia de uma vez. Isso ajudará a manter o foco. Pausas curtas para tomar um café ou dar uma volta são importantes, já que trabalhos prolongados levam à perda da concentração.
 

Não adie as tarefas chatas

Costumamos deixar muita coisa para depois, inclusive tarefas simples, como beber água. Pior ainda se temos uma incumbência maçante pela frente, como um relatório. A procrastinação é um grande ladrão do tempo. Organize-se e pare de adiar. Ajuda encaixar as atividades chatas no período do dia em que você é mais produtiva e, antes de iniciá-las, fazer uma pausa para recarregar as baterias. Divida a missão em blocos de, no máximo, 30 minutos para não desanimar. E elimine possíveis interrupções, como avisos de chegada de e-mails.
 

Acompanhe tudo

A diferença entre as pessoas que gerenciam bem o tempo e as que pecam nesse quesito é a capacidade que as primeiras têm de fazer follow-up de tudo, ou seja, cobrar respostas e reavaliar pendências regularmente. Isso vale para o trabalho e a vida pessoal. Como o dia a dia consome nossa atenção, essa iniciativa ajuda a direcionar a agenda para o que interessa de fato, a evitar esquecimentos e cumprir prazos. Quem delega tarefas e deixa o prazo estourar sem perguntar em que pé estão as coisas e sem renegociar nova data-limite perde a credibilidade.
 

Reduza a quantidade de reuniões

Fuja da atual mania de marcar reunião para tudo. Dica número 1: o primeiro sinal de que aquela que já está marcada deve ser cancelada é não haver entre os participantes alguém com poder de decisão. Mas, antes de convocar uma, tente resolver a questão em conversas individuais ou, se o assunto envolver pessoas de fora do escritório, por telefone, Skype ou afins. Às vezes, a solução até já existe e só é preciso comunicá-la à equipe, o que pode ser feito por e-mail. Saber selecionar convites – e recusar os que não são tão importantes – também é essencial.
 

Aprenda a dizer não

“Não é natural na nossa cultura, especialmente para as mulheres, dizer não”, acredita Barbosa. Isso acontece porque associamos a recusa a grosseria ou deselegância. Ter clareza do que vale a pena pessoal e profissionalmente é o ponto de partida para superar essa dificuldade. Quando se esquivar de um convite ou pedido, porém, procure dar justificativas verdadeiras e nunca use “talvez”. Caso a solicitação parta do seu chefe, mostre as prioridades atuais e peça ajuda a ele para determinar o que pode ficar para depois.
 

Cuidado com as redes sociais

Se usadas com sabedoria, as redes sociais são boas aliadas para ampliar e manter seu networking – algo indispensável para qualquer carreira. Mas, se você não for disciplinada ou se tornar membro de várias delas, isso roubará porções preciosas do seu tempo. A receita, segundo o expert: “Escolha as redes que realmente interessam e separe só uns minutos do dia para acessá-las”. Outra providência é configurá-las para que não lhe enviem notificações a cada novo post ou comentário de seus contatos. Ou você não fará mais nada.
 

Gerencie sua energia

Muitas pessoas até sabem se planejar. O problema é que não cumprem depois o que programaram por falta de disposição. Se você é uma dessas, atenção: há truques para aumentar sua energia. Beber água é um deles, pois potencializa as funções cerebrais. Outro é comer em horários certos, já que longos jejuns diminuem o nível de glicose no sangue e, com isso, cai a capacidade de absorver novas informações. Praticar atividade física também ajuda. Mais: empenhe-se para afastar pensamentos negativos, que minam nossa força de vontade.

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