5 dicas para evitar mal-entendidos em e-mails profissionais

Se você já passou horas escrevendo um e-mail de três linhas para o seu chefe, não se preocupe. A dificuldade para escolher as palavras certas não é apenas sua.

Em qualquer contexto, a comunicação humana é um acontecimento complexo. Quando o diálogo é por escrito, a tarefa ganha contornos ainda mais desafiadores. Afinal, sem recursos expressivos como tom de voz ou gestos, como garantir que uma frase não soará agressiva? Ou que uma palavra não parecerá íntima demais?

A carência por “muletas” expressivas em mensagens de texto é o segredo para o sucesso estrondoso dos emojis, aqueles símbolos que invadiram as redes sociais e aplicativos de texto como o WhatsApp. 

Fosse diferente, o emoticon de um coração não teria sido a “palavra” mais escrita na internet em 2014, conforme revelou a ONG Global Monitor Language em dezembro do ano passado.

No dia a dia profissional, a comunicação escrita é muito menos aberta a esse tipo de recurso. Assim, a brecha para dúvidas, receios e mal entendidos se torna muito maior.

Para facilitar a vida de quem sofre na hora de compor e-mails para chefes e colegas, Andrew Brodsky, instrutor do curso de negociação na Harvard University Extension School, reuniu no site da Harvard Business Review alguns conselhos baseados em pesquisas recentes sobre o assunto.

É o que você verá a seguir:

1. Coloque-se no lugar do seu leitor
Entender o que influencia a interpretação de um e-mail é essencial, segundo Brodsky. É preciso ter em mente, escreve ele, que “as pessoas colocam suas próprias expectativas emocionais na forma como leem as mensagens, independentemente da intenção do remetente”.

Por isso, antes de apertar o botão “enviar”, é preciso ter em mente a personalidade e a posição hierárquica do seu leitor, além da profundidade da sua relação com ele. Imaginar-se na posição do destinatário é o primeiro passo para prever quais serão suas possíveis reações à mensagem, e assim evitar desencontros.

2. Imite o estilo do outro
A outra pessoa escreve de forma direta, formal e solene? Ou mandou vários símbolos de sorriso no final da mensagem? Para Brodsky, observar e copiar o tom do destinatário das suas mensagens ajuda a “azeitar” a sua comunicação.

Isso porque usar as mesmas palavras, gírias e jargões cria uma sensação de familiaridade entre as duas partes. Esse processo de espelhamento melhorou em 30% os resultados de negociações por escrito, segundo uma pesquisa feita com profissionais em três continentes.

3. Cometa “errinhos” de propósito
Sim, isso mesmo. Parece estranho, mas pequenos erros de digitação ajudam a dar um tom autêntico às emoções contidas na sua mensagem, diz Brodsky. A estratégia vale principalmente para profissionais em cargos de comando – que ganham um ar vulnerável e acessível quando cometem leves equívocos, dizem estudos recentes.

No entanto, é preciso pesar alguns fatores antes de lançar mão do recurso “Nesta situação é mais importante parecer mais genuíno emocionalmente (e então cometer erros) ou competente (e aí não cometer erros)?”, escreve o especialista. Dependendo da sua resposta, é melhor abdicar do truque.

4. Expresse suas emoções
Uma forma óbvia de evitar a ambiguidade é…ser claro. Por isso, diz Brodsky, ser explícito quanto às suas emoções deve ser o primeiro cuidado para evitar confusões.

Experiências conduzidas por pesquisadores da NYU (New York University) mostraram que as pessoas tendem a superestimar sua capacidade de se comunicar por e-mail. Ou seja, a maioria dos profissionais raramente expressa seus sentimentos de forma clara – e não percebe.

5. Revele algumas informações pessoais
Pesquisadores de Stanford e da Northwestern University examinaram negociações feitas via e-mail e perceberam que aqueles que começavam com bate-papos mais informais tinham resultados mais favoráveis.

A razão é simples: exibir o seu lado pessoal e humano traz familiaridade e confiança para a conversa.”Se as suas interações são de longa data, reduza os mal-entendidos e aumente a veracidade das suas emoções deixando uma versão mais completa de você aparecer”, escreve Brodsky.